MATERI SIMULASI MEMIMPIN SIDANG (RAKER)

MATERI SIMULASI MEMIMPIN SIDANG

(RAPAT KERJA RANTING)

PEMBUKAAN SIDANG-SIDANG

Pembukaan sidang-sidang dilakukan oleh ketua ranting sebagai penanggung jawab seluruh proses Rapat Kerja Ranting (RAKER)

Langkah-langkah :

1.      Ketua dan Sekretaris (sebagai pencerminan kolegalitas kepengurusan) menduduki meja persidangan

2.      Pembukaan sidang-sidang oleh ketua, antara lain :

Bahasa pembukaan :

“Dengan pertolangan Allah dalam Kristus Yesus, dan disaksikan oleh seluruh potensi organisasi AMGPM  yang hadir, maka pada hari ini (hari…../tanggal…../tahun…..), saya; berdasarkan otoritas yang ada, membuka secara resmi sidang paripurna, sidang-sidang komisi dan sidang pleno Rapat Kerja…… Ranting……”

3.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

4.      Setelah palu diketuk, diserahkan palu tersebut kepada sekretaris untuk melanjutkan acara sidang

PEMBACAAN, PENAWARAN PEMBAHASAN & PENGESAHAN PESERTA

Langkah-langkah :

1.      Pembacaan rancangan nama-nama peserta

Pimpinan sidang mengambil absen seluruh peserta sidang, dengan memilah status peserta berdasarkan rancangan nama-nama peserta persidangan yang terlampir dalam materi dan disesuaikan dengan daftar tanda tangan absen kehadiran.

Yang pertama dibaca adalah nama-nama peserta biasa, dimulai dari pengurus ranting, kemudian anggota ranting.

Sesudah itu, nama-nama peserta luar biasa, yang dimulai dari :

Konsultan (Pengurus Cabang dan Pembina Ranting)

Undangan (orang-orang yang mewakili  unsure Pembina Fungsional, seperti Majelis Jemaat, Lurah, Polsek, atau unsur Mupides, serta pihak-pihak lain yang diundang dengan tujuan konsultatif)

Peninjau (mereka yang diundang baik selaku pribadi maupun mewakili lembaga-lembaga tertentu yang sama tinggi strata organisasinya dengan ranting, untuk tujuan meninjau dan belajar atau studi banding)

2.      Penawaran rancangan nama-nama peserta

Yang ditawarkan kepada forum untuk dibahas adalah nama-nama peserta yang telah diabsensi, dinyatakan hadir.

Bahasa Penawaran :

“Peserta yang hadir berjumlah…. Orang! Terdiri dari…. Peserta biasa, dan…. Peserta luar biasa! Berdasarkan acuan dan keadaaan jumlah peserta biasa selaku penentu dalam seluruh proses pengambilan keputusan, kami menawarkan penetapan peserta Raker berjumlah…. Orang dengan catatan bahwa baik peserta biasa maupun peserta luar biasa yang baru akan muncul. Setelah adanya penetapan surat keputusan, juga diberikan hak sesuai statusnya masing-masing. Apakah forum setuju?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan

01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.01-XI/2011 tentang : Penetapan nama-nama peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 tahun 2011

3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika forum belum setuju :

Beri kesempatan kepada yang belum setuju untuk mengemukakan pendapatnya.

Jika yang mengemukakan pendapat lebih dari 1 orang, dan pikiran mereka kontradiktif, cara mengatasinya adalah :

1.      Minta dua pikiran solusi dari unsur peserta biasa dari unsur konsultan

Bahasa penawaran :

“karena ada pikiran berkembang dan konstruktif, tetapi masih kontradiktif, padahal tujuannya baik, maka:

Pimpinan sidang meminta dua pikiran solusi, satu dari untsur peserta biasa dan satu dari unsure konsultan. Untuk pikiran yang akan disampaikan, kami minta kedewasaan forum untuk tidak menginterupsinya, karena solusi ini akan kami tawarkan kepada forum untuk disetujui”

2.      Setelah pikiaran solusi disampaikan, pimpinan sidang meramu/merangkum pikiran tadi dan menawarkan kepada forum untuk disetujui

Bahasa penawaran :

“mempertimbangkan semua percakapan yang disampaikan, maka pikiran dari (…..yang mewakili konsultan) kami tawarkan sebagai jalan pemecahannya. Apakah saudara-saudari setuju?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Pembacaan nomor surat keputusan

01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan nama-nama peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011

3.      Palu persidangan diserakan kepada pimpinan sidang yang lain

PEMBACAAN & PENGESAHAN TATA TERTIB

Sebelum Tata Tertib dibacakan, Pimpinan Sidang harus menyampaikan deskripsi (penjelasan) pengantar agar peserta dapat memahami tujuan penggunaan, substansi dan hal-hal strategis lain yang terkandung dalam tata tertib

(Jika Tata Tertib yang digunakan adalah Tata tertib baku yang telah ditetapkan dalam Kongres atau MPP maka bagian ini tidak perlu dibahas, namun langsung disahkan menjadi Tata Tertib Rapat Kerja Ranting)

Bahasa Pengantar :

“KarenaTata Tertib yang dipergunakan merupakan tata tertib baku, yang telah ditetapkan dalam MPP di Dobo tahun 2011, maka kami akan membaca tata tertib ini untuk ketahuan forum sebagai pedoman kegiatan Raker disaat ini”

Dilanjutkan dengan pembahasan acara, tanpa surat keputusan tentang Tatib karena merupakan tatib baku yang telah disahkan MPP dalam bentuk peraturan organisasi (PO) 6

PEMBACAAN, PENAWARAN, PEMBAHASAN & PENGESAHAN ACARA

Pada bagian ini, biasanya konsistensi kegiatan terhadap waktu selalu berubah. Karena itu Pimpinan Sidang sebaiknya meminta pertimbangan dari forum tentang kemungkinan  adanya pergeseran waktu.

Bahasa penawarannya :

“Karena terjadi pergeseran waktu dari rancangan jadwal acara yang disusun dalam materi, maka : kami tawarkan agar alokasi bobot dan jarak waktu serta seluruh mata acara kita dipertahankan dan disesuaikan dengan konteks waktu yang sedang kita lalui.

Apakah saudara saudari setuju ?

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Pembacaan nomor surat keputusan

02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Jadwal Acara Rapat Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011

3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Bagi yang belum setuju, jangan langsung diberi kesempatan untuk berbicara. Harus didata terlebih dahulu, baru diberi kesempatan berbicara. (lama bicara disesuaikan dengan keputusan Tata Tertib)

2.      Pikiran para penanya disampaikan kepada forum satu demi satu untuk disetujui

Jika setuju : Ketuk palu sidang 1x

Jika belum setuju : Ulangi langkah yang sama.

3.      Jika palu 1x telah dilakukan sebagai tanda sepakat (putusan sela), maka dilanjutkan dengan pembahasan jadwal acara secara keseluruhan. Dan jika forum setuju, maka palu diketuk 3x disertai pembacaan Surat Keputusan

PENYAMPAIAN & PEMBAHASAN LAP. EVALUASI PROGRAM, KEBIJAKAN DAN ANGGARAN

A.     Penyampaian

Teknis penyampaian dapat dilakukan dengan dua cara, tergantung dari keinginan pengurus, dan ini tidak perlu dibahas oleh forum.

Cara 1 : Ketua membaca secara keseluruhan

Cara 2 : Ketua hanya menyampaikan pengantar (sebagai bagian dari garis-garis besar pertanggungjawaban organisasi), sekretaris membaca laporan evaluasi (dalam status sebagai penanggungjawab dan kepala urusan rumah tangga program), bendahara membaca realisasi batang Tubuh Anggaran (wewenang)

B.     Pembahasan

Setelah pengurus selesai membacakan laporan, maka :

Pimpinan Sidang menawarkan hasil yang dibacakan kepada forum untuk disetujui.

Bahasa penawarannya :

“Forum telah mendengar penyampaian laporan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran yang disampaikan oleh pengurus ranting, apakah forum menerima laporan tersebut?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Pembacaan Surat Keputusan nomor :

03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi Program dan Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011

3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk

4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Daftar nama-nama penanya

2.      Babak pertanyaan pertama dinyatakan dibuka oleh Pimpinan Sidang dengan mengetuk palu 1x

3.      Persilahkan penanya untuk mengajukan pertanyaan sesuai dengan konteks laporan yang telah disampaikan oleh Pengurus Ranting, secara berurutan dengan menegaskan waktu yang disediakan untuk setiap orang menyampaikan pertanyaan.

Catatan: Pada bagian ini, pimpinan sidang juga harus mencatat setiap pertanyaan yang dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk membantu mengarahkan atau mengingatkan pertanyaan-pertanyaan yang telah dikemukakan kepada pengurus untuk dijawab, bila terlupa atau kurang dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi dari pimpinan sidang, yakni mengelola lalulintas percakapan forum.

4.      Setelah seluruh penanya selesai menyampaikan pertanyaan, persilahkan pengurus untuk menjawab.

5.      Setelah pengurus selesai menjawab, tanyakan kepada semua penanya satu demi satu tentang rasa puasnya atas jawaban yang disampaikan.

Jika penanya merasa puas :

Tawarkan seluruh hasil evaluasi dan pembobotan yang disampaikan untuk disetujui oleh forum.

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan

03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi Program dan Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011

3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk

4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Babak kedua resmi dibuka, namun hanya kepada mereka yang bertanya di babak pertama namun belum puas (disertakan ketukan palu sidang 1x)

2.      Pada babak kedua pimpinan sidang dapat menyarankan kepada penanya yang belum puas untuk memberikan usulan atau solusi bagi penyelesaian masalah

3.      Setelah seluruh penanya menyampaikan usul saran ataupun solusi, pimpinan sidang kembali menawarkan seluruh hasil evaluasi dan pembobotan/usul saran yang berkembang, untuk disetujui oleh forum.

PENYAMPAIAN PENGANTAR NOTA KEUANGAN DAN RAPB

Untuk sesi ini, pimpinan sidang mengundang Ketua Ranting untuk maju dan membaca pengantar nota keuangan dan RAPB. (Pengantar nota ini tidak dibahas).

PENGANTAR PEMBAGIAN KOMISI-KOMISI KERJA

Langkah-langkah :

1.      Pimpinan Sidang membagi peserta ke dalam komisi-komisi yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan.

Nama-nama anggota komisi diambil dari hasil keputusan Nomor :

04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Nama-Nama Peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011.

2.      Pengurus-pengurus bidang dimasukan kedalam komisi yang membahas rancangan program bidangnya. Fungsi pengurus bidang adalah pendamping untuk menjelaskan filosofi atau alas an penentuan rancangan program.

3.      Nama-nama anggota komisi dibacakan untuk diketahui.

4.      Tanyakan kepada forum,jika masih ada peserta yang belum terakomodir dalam komisi.

5.      Tawarkan nama-nama anggota komisi untuk ditetapkan dengan surat keputusan nomor:

04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Nama-Nama Peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011

6.      Tentukan tempat dan lokasi kerja komisi.

7.      Skorsing waktu untuk kerja komisi (lamanya waktu kerja komisi sesuai alokasi waktu yang ditetapkan dalam jadwal acara).

KERJA-KERJA KOMISI

Untuk kerja komisi:

1.      Penentuan ketua atau sekretaris komisi (Lihat rujukan atau instruksi pada Tata Tertib)

2.       

3.      Pembahasan Rancangan Program yang dipandu oleh ketua komisi.

4.      Hasil-hasil perubahan dicatat oleh sekretaris komisi.

(jika ada hal-hal yang perlu penjelasan berkaitan dengan substansi rancangan program , maka pengurus  bidang selaku pendamping harus menjelaskan)

PLENO HASIL HASIL KERJA KOMISI

Langkah-langkahnya:

1.      Pimpinan sidang mencabut skorsing waktu yang dilakukan untuk kerja komisi.

2.      Memeriksa kehadiran komisi dan anggota-anggota komisi

3.      Jika seluruh komisi telah ada dalam ruang sidang, pimpinan sidang segera mengundang komisi-komisi secara berurutan untuk melaporkan hasil kerjanya

Mengundang pengurus bidang yang mendampingi komisi untuk menduduki meja pimpinan sidang sebagai pimpinan sidang

Pimpinan sidang mengundang ketua dan sekertaris komisi untuk melaporkan hasil-hasil kerja komisi

4.      Jika ketua dan sekretaris komisi telah selesai membacakan laporan kerja, maka pimpinan sidang menawarkan hasil kerja komisi tersebut kepada forum untuk disetujui

Bahasa penawarannya :

Hasil kerja komisi….. telah kita dengar bersama, dan untuk menerima hasil kerja yang telah disampaikan tadi, apakah forum setuju?

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x

2.      Ketua dan sekertaris komisi dipersilahkan untuk kembali ke tempat

3.      Palu sidang diberikan kepada pimpinan sidang yang lain (dengan cara mengundang pengurus bidang lainnya untuk mengganti pimpinan sidang)

Jika forum belum setuju :

1.      Daftar nama-nama penanya menurut komisi masing-masing

2.      Setelah dicatat, nama-nama tersebut dibaca ulang untuk konfirmasi

3.      Babak pertama pertanyaan dinyatakan dibuka oleh pimpinan sidang dengan mengetuk palu 1x

4.      Persilahkan penanya untuk bertanya secara berurutan

Catatan : Pada bagian ini pimpinan sidang juga harus mencatat setiap pertanyaan yang dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk membantu mengarahkan atau mengingatkan pertanyaan-pertanyaan yang telah dikemukakan kepada pengurus untuk dijawab, bila terlupa atau kurang dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi dari pimpinan sidang, yakni mengelola lalulintas percakapan forum.

5.      Setelah seluruh penanya selesai bertanya, persilahkan komisi untuk menjawab

6.      Setelah komisi selesai menjawab, Tanya masing-masing penanya satu demi satu tentang rasa puasnya terhadap jawaban yang dikemukakan.

Jika penanya puas, maka :

Keseluruhan hasil kerja komisi ditawarkan oleh pimpinan sidang untuk disetujui

Jika penanya belum puas, maka :

Babak kedua resmi di buka, namun hanya kepada mereka yang bertanya pada babak pertama namun belum puas

Jika penanya telah selesai mengemukakan pertanyaan dibabak kedua (pimpinan sidang mengarahkan untuk penanya supaya menyertakan pikiran solusi), maka persilahkan komisi untuk menjawab.

Catatan : usahakan sedapat mungkin untuk tidak terjadi pembukaan babak ketiga. Karena itu jika penanya masih belum puas, minta penanya untuk memberikan jalan keluar secara tertulis dan akan dilampirkan bersama hasil keputusan kerja komisi yang sedang dibahas.

Jika seluruh komisi telah bselesai membahas hasil kerjanya dan telah diterima oleh forum, maka pimpinan sidang menawarkan secara keseluruhan hasil-hasil kerja komisi (dari komisi 1 dan seterusnya) untuk ditetapkan dengan surat keputusan nomor :

05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Hasil-Hasil Kerja Komisi Rapat Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011

PENUTUPAN SIDANG-SIDANG

Langkah-langkah :

1.      Pimpinan sidang mengundang sekretaris persidangan (sekretaris ranting) untuk membaca hasil-hasil keputusan yang dihasilkan selama RAKER berlangsung.

Bahasa mengundangnya :

“sebelum sidang-sidang dalam Rapat Kerja Ranting ini ditutup secara resmi, kami mengundang saudara sekretaris persidangan untuk membaca seluruh keputusan dan rekomendasi yang dihasilkan dalam persidangan ini kepada forum yang terhormat”

2.      Sekretaris Persidangan maju dan membaca :

Bahasanya :

“dengan tuntunan kuasa Yesus Kristus, Kepala Gereja dan Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku, maka Rapat Kerja …. Menghasilkan….. buah keputusan, yakni :

01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-nama Peserta Raker

02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Jadwal Acara Raker

03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Lap. Evaluasi Prog. dan APBR

04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-Nama Anggota Komisi

05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Hasil Kerja Komisi Raker

Dan…….. Rekomendasi yang antara lain” (jika ada)

3.      Sekretaris Persidangan kembali ketempat duduk

4.      Pimpinan sidang menutup sidang-sidang

Bahasanya :

“Berdasarkan seluruh hasil keputusan dan rekomendasi yang telah dibacakan oleh Sekretaris Persidangan, yang sama-sama kita bahas selama kurang lebih …. Jam, maka : Dengan pertolongan Tuhan Yang Maha Kuasa, saya menutup secara resmi Sidang Paripurna, Sidang-sidang Komisi dan Sidang Pleno dalam Rapat Kerja Ranting…. Disaat ini”

5.      Palu sidang diketuk 3 x (tanda seluruh sidang ditutup)

“Belajarlah Menjadi Pemimpin Pelayan Yang Membelajarkan Dengan Melayani”